SISTEMAS DE REGISTRO DE INVENTARIOS
La base de toda empresa
comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia
del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá
a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la
empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente
que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una
empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o
actividades productivas. Por medio del siguiente trabajo de investigación se
darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los
Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.
La contabilidad para los
inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de
mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los
gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente
el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y
venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a
todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida
y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de
cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entre estas cuentas podemos
nombrar las siguientes:
Inventario (inicial):
Representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el
periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en
el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener
movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a
costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
Compras: Incluyen las
mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a
venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue
creada la empresa.
·
Devoluciones en compra:
Se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella
mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque
esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta
compras.
·
Gastos de compras:
Gastos ocasionados por las compras de mercancías.
·
Ventas:
Controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que
fueron compradas con este fin.
·
Devoluciones en ventas:
Está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la
empresa.
·
Mercancías en tránsito:
Mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier
otra circunstancia, aún no han sido recibidas en el almacén.
· Mercancías en consignación: Cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en “consignación”, sobre la cual no se tiene ningún
derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de
cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
·
Inventario (final):
Se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico
de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar
este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se
obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.
El control interno de los
inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que
deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Registro de Inventario
Existen dos métodos o sistemas de registros de
los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artículos que van a
componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras
diferentes, que son las siguientes:
Asientos bajo el Sistema Periódico o físico
En el sistema periódico, el
negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos); por
su parte la cuenta inventario continuo llevando el saldo inicial que quedó al
final del período anterior. Sin embargo, al fin del período, la cuenta
inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros. Un asiento de
diario elimina el Saldo Inicial, abonándolo a Inventario y cargándolo a
Ganancias y Pérdidas. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final,
basándose en el conteo físico. El cargo es a inventario, y el abono a Ganancias
y Pérdidas. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como
ajustes.
Asientos bajo el Sistema Perpetuo
En el sistema de inventario
perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta
inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La
compañía registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por
cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas. La
compañía carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a
inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un
registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la
cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.
